Politique de confidentialité

1. Qui traite vos données ?

IXYS SASU, 8, rue Gramme, 75015 Paris, France, est responsable des traitements nécessaires à ses relations avec les clients et utilisateurs : demandes de contact, gestion des comptes professionnels, abonnements, facturation du service, assistance et sécurité. Vous pouvez joindre IXYS à contact@ixys.fr. L’identité complète de l’éditeur figure dans les mentions légales.

Pour les dossiers des propriétaires d’animaux, les rendez-vous, les soins et la facturation vétérinaire, votre clinique est responsable du traitement. Elle détermine les usages, les personnes autorisées, les bases légales et les délais de conservation. IXYS intervient comme sous-traitant pour fournir le logiciel et traiter ces données sur ses instructions. Cette relation doit être encadrée par un accord de sous-traitance précisant les obligations de chacun.

Cette politique doit être complétée par l’information propre à votre clinique. Les dossiers concernent la santé des animaux ; les informations permettant d’identifier leurs propriétaires restent des données personnelles.

2. Données traitées et sources

• Comptes et organisation : nom, email professionnel, coordonnées renseignées, identité professionnelle, clinique et sites d’appartenance, rôles, invitations et paramètres de sécurité.
• Dossiers de la clinique : identité et coordonnées des propriétaires et contacts associés, informations sur les animaux, rendez-vous, observations, consultations, ordonnances, résultats, documents, consentements, rappels et factures. Les textes libres et les pièces jointes peuvent également identifier une personne.
• Abonnement et paiement : identité du client, adresse de facturation, informations professionnelles, offre choisie, factures, références et états des paiements. Lorsque la souscription par carte est utilisée, les informations saisies transitent par notre service pour être transmises à Stancer. Le numéro complet et le cryptogramme ne sont pas enregistrés dans la base applicative ; des identifiants de paiement et les quatre derniers chiffres peuvent y être conservés.
• Connexion et activité : adresse IP, informations de navigateur, sessions, dates et opérations consignées dans les journaux de sécurité ou d’audit.
• Assistance : coordonnées et contenu des échanges que vous adressez à IXYS. Évitez d’y joindre un dossier clinique complet ou une pièce d’identité sans nécessité et sans canal convenu.

Ces données proviennent de vos saisies, des utilisateurs autorisés de votre clinique, des administrateurs qui vous invitent, des opérations réalisées dans le logiciel et, pour les paiements, des informations retournées par le prestataire. Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires à l’opération demandée : leur absence peut empêcher la création du compte, la souscription ou l’exécution de cette opération.

3. Finalités et bases légales

Les traitements effectués pour une clinique reposent sur les bases légales qu’elle détermine pour chaque usage. Un consentement à recevoir certains rappels ou messages ne vaut pas autorisation générale pour d’autres usages. La clinique doit préciser la finalité de chaque communication et respecter les choix exprimés par son destinataire.

Pawlora Vet ne propose pas de décision automatisée produisant des effets juridiques sur les personnes. Les alertes et propositions de suivi assistent les équipes ; les décisions de soins relèvent des professionnels vétérinaires.

4. Destinataires et prestataires

Les données d’une clinique sont accessibles à ses utilisateurs selon leurs droits. Les interventions de support et d’exploitation d’IXYS doivent se limiter aux données nécessaires à leur mission. Des destinataires désignés par la clinique peuvent recevoir des documents, messages ou exports ; la clinique vérifie leur identité et la légitimité de cette transmission.

IXYS assure l’hébergement du service. Les intégrations techniques documentées comprennent les services d’infrastructure et d’email de Scaleway et les paiements par Stancer. Lorsque ces fonctions sont activées, les données nécessaires à leur exécution sont transmises au prestataire concerné. La liste des prestataires effectivement utilisés, leurs missions et leurs conditions de traitement doivent être confirmées pour l’environnement utilisé ; vous pouvez les demander à IXYS.

Les données cliniques ne sont pas mises à disposition des autres cliniques par le service. Aucune fonction de vente des dossiers ou d’exploitation publicitaire de leur contenu n’est proposée. Une communication à une autorité peut intervenir lorsqu’une obligation légale l’exige, dans les limites de cette obligation.

5. Hébergement et transferts internationaux

L’hébergeur déclaré du service est IXYS SASU. La localisation de chaque composant d’infrastructure, des sauvegardes et des accès des prestataires doit être confirmée pour l’environnement utilisé. À ce stade, cette politique ne permet pas de garantir que l’ensemble des traitements reste exclusivement en France ou dans l’Espace économique européen.

Tout transfert vers un pays extérieur à l’Espace économique européen doit respecter les conditions du RGPD, notamment une décision d’adéquation ou des garanties appropriées lorsque celles-ci sont requises. Contactez contact@ixys.fr pour connaître les localisations et garanties applicables et obtenir les informations disponibles sur ces transferts.

6. Conservation et suppression

La conservation dépend de la finalité, de la relation avec la personne, des obligations légales et des besoins de preuve en cas de litige. Les critères sont les suivants :

• Comptes et abonnement : besoins de fourniture et d’administration du service pendant la relation active, puis obligations applicables et besoins de preuve limités à ce qui est nécessaire.
• Contact et assistance : temps nécessaire au traitement de la demande et, si nécessaire, au suivi ou à la justification de sa résolution.
• Factures et justificatifs : durées imposées par la réglementation comptable et fiscale, selon la nature de la pièce et les obligations du responsable.
• Journaux et sauvegardes : besoins proportionnés de sécurité, diagnostic, traçabilité et restauration. Les durées opérationnelles et les cycles d’effacement restent à préciser par IXYS pour l’environnement utilisé.
• Dossiers cliniques : durées définies par la clinique au regard du suivi vétérinaire, des obligations applicables et de la défense de ses droits.

La fermeture d’un accès ou l’archivage d’une fiche ne supprime pas automatiquement toutes les données. La dépersonnalisation des coordonnées actives laisse notamment subsister les pièces financières, documents, historiques et traces d’audit qui peuvent encore contenir des données personnelles. Leur conservation ou leur effacement fait l’objet d’une analyse distincte. Les exports disponibles dans le logiciel peuvent nécessiter des compléments pour répondre à une demande portant sur l’ensemble d’un dossier.

7. Cookies et préférences du navigateur

• Session et sécurité : les cookies techniques permettent la connexion et la protection des échanges. Leur validité dépend de la session et de sa durée d’inactivité configurée. Les bloquer peut empêcher l’accès à l’application.
• Préférences d’affichage : le thème et le mode de navigation sont mémorisés localement jusqu’à leur modification ou à l’effacement du stockage du site. Les filtres de stock sont mémorisés pour la session du navigateur.

La version actuelle du site et de l’application n’intègre pas de traceur publicitaire ni de service tiers de mesure d’audience. Vous pouvez gérer les cookies et effacer les préférences dans les paramètres de votre navigateur. Les traceurs strictement nécessaires au service demandé n’exigent pas un consentement préalable ; tout ajout de traceurs soumis au consentement devra permettre un choix libre avant leur activation.

8. Sécurité et confidentialité

Le logiciel contrôle les droits d’accès et l’appartenance à la clinique, protège les sessions et prévoit une authentification multifacteur. Les documents cliniques sont servis par des accès contrôlés. Certaines opérations sont tracées afin de pouvoir vérifier leur origine et leur déroulement.

Ces mécanismes ne constituent pas une garantie absolue contre tout incident. La sécurité repose également sur la configuration de l’hébergement, la protection des équipements et la gestion des accès par la clinique. Signalez un incident ou un accès suspect à contact@ixys.fr. Les notifications aux autorités et aux personnes concernées doivent respecter les conditions et délais légaux applicables.

9. Vos droits et comment les exercer

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement. Le droit d’opposition et le droit à la portabilité s’appliquent dans les cas prévus par ce règlement. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer pour l’avenir sans remettre en cause les traitements licites déjà réalisés.

• Compte, abonnement ou échanges avec IXYS : écrivez à contact@ixys.fr ou par courrier à IXYS SASU, 8, rue Gramme, 75015 Paris, France.
• Dossier auprès d’une clinique : adressez votre demande à cette clinique, qui organise la réponse avec l’assistance d’IXYS si nécessaire.

Précisez l’objet de votre demande et les éléments permettant de retrouver vos données. Des informations complémentaires peuvent être demandées en cas de doute raisonnable sur votre identité. L’effacement peut être limité par une obligation de conservation ou un autre motif légal, qui doit vous être expliqué.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL, notamment si vous estimez que la réponse apportée à votre demande est insuffisante.

10. Évolution de cette politique

Cette page indique sa date de mise à jour. Les changements de finalité, de destinataire ou de conditions de traitement nécessitent une information adaptée des personnes concernées et, lorsque la réglementation l’exige, un nouveau recueil de consentement. La consultation de cette politique ne constitue pas un consentement général au traitement de vos données.